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会议礼品的选择要点

武汉君悦礼品 / 2010-04-14
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会议礼品的选择要点
 
高档商务会议礼品因受到会议主题、会议形式的限制,选择空间相对较小,那么,选择何种会议礼品,才能贴近会议主题,传达会议理念,同时,以与众不同的特点吸引受赠者的注意力呢?
现代社会中,信息沟通的重要性日益凸显。会议活动因为有助于信息的传达与交流,而得到广泛的开展。对于一场会议来说,精心的策划与安排,还不能圆满诠释会议的完整性。而一款温馨的会议礼品,不仅能够给予与会者美好的祝福和良久的回味,更能够体现主办方的关怀和祝愿,增强会议效果,因此不可或缺。
但因为会议的形式与主题的限制,会议礼品的选择空间相对较小, 而且新意匮乏。当与会者再三收到同质产品,只会兴趣索然,使会议礼品沦为“鸡肋”之选。选择何种会议礼品,才能贴近会议主题,传达会议理念,同时,以与众不同的特点吸引到受赠者的注意力呢?我们不妨先从一个案例中寻找答案。
H公司是一家能源一体化的化工公司,行业的领导者地位使其对礼品的要求非常之高。在年度会议中,H公司又一次陷入了选择商务礼品的难题中,企业采购者一再表示希望选购的礼品能够营造年度会议的氛围,并具有使用的便捷性,能够成为居家生活与办公生活的双重必备。因此,比较倾向可以大面积印制企业LOGO的杯类产品。但企业方对杯类产品也有一些顾虑,担心采购了的杯具安全性能不过关,影响到使用者的健康。
为此,H公司特意对产品进行了严格的考核。当竞标的礼品一个个铩羽而归时,傲仕陶瓷专利杯却因为对细节的把握,对品质的苛求,以及FDA的食品安全认证而崭露头角,成为H公司的最终选择。
全方位、多角度探寻会议礼品需求点:
从以上案例中,可以发现会议礼品在严格定位下自然而然脱颖而出。所以在会议礼品的选择攻略中,第一要素就是礼品的需求分析与定位。会议的多元化决定了会议礼品需求的多元化,因此一定需要对会议有全方位的认识,这有助于赠送方对礼品的选择做出准确判断。
在特定时间、环境里召开的会议,多少会受到来自于外界形势的影响。如经济危机时期,即便经济效益很好的企业也会下意识的压缩开支,在礼品的采购上馈赠方不妨放眼一些性价比较高的产品,一方面缓解了受赠者对礼品价值的挑剔,另一方面能够形成有意识的控制成本的采购习惯。
明确会议性质,有的放矢地选择。
会议性质是决定如何选择馈赠礼品的又一关键因素。从会议性质上划分,会议可以简单地分为庆典会议、商务会议与政府会议。其中,庆典会议包括:企业年度会议、分公司开业庆祝会等,馈赠礼品旨在营造喜庆的氛围,突出欢庆的主题;商务会议包括:新闻发布会、新品发布会等,馈赠礼品商务目的明确,是主办方对嘉宾额外的犒劳与感谢; 政府会议,如:巡回招商会、协商会等,此类会议礼品则多数具有纪念意义与地方人文特色。当会议性质明确后,礼品选购的定位方向轮廓初现。当然至于选择什么样的礼品,还应该根据会议的主题与内容,进一步细化。
所选礼品契合会议主题与内容:
会议围绕议题而展开,会议的组织安排上要考虑到是否充分表现议题,而礼品馈赠作为会议的一个环节,也应该契合会议的主题与内容。笔者曾参加过一个节能手机产品的发布会,而收到了一款太阳能手机电池万能充,欣喜万分。馈赠品并不出乎意料,与手机产品有一定关联, 然而是市场相对少见的产品,符合了节能的主题。需要注意的是,依据主题内容选择礼品,并不是每种会议都适用,如学术型与经济型的会议,因为主题内容过于深奥,与具体形态的礼品没有交接点,就不适宜采取此类方式。
注意参会人员的职业背景和生活习惯:
另外,参会人群的职业背景与生活习惯也决定了礼品的定位和方向。作为馈赠品,只有得到受赠者的认可与喜爱,才能体现出价值所在。以馈赠方的角度来看,也许采购的礼品经过了精挑细选,涵盖了诸如精美、贴心、实用等各种优势,但只要受赠者不以为然,就可以直接判定礼品选择为失败。在会议礼品采购之前,一定要做好“功课”, 详细分析参会者的组成结构, 并 “投其所好”,让礼品发挥最大的价值。
从一般的礼品选择程序上来看,考虑到以上因素,礼品会保持一个大致的水准,而现实操作中,因为礼品的差异性与特殊性,还要进而考虑一些礼品馈赠的后续问题。会议馈赠时,大件礼品有排场,既能体现馈赠者的慷慨与实力,又能带给受赠者惊喜,但是如果参会者是来自另外一个城市,而交通颠簸,那么收礼的惊喜很快会转化成对礼品运输的顾虑,甚至可能转化成对馈赠者的抱怨—“送我这么大件的礼品不是为难我吗?”。当然具体要考虑的还有后续保养、保存、时效性等,这些因素的限制会进一步缩小礼品选择的范围。
注意会议礼品“高调出手”的特点:
会议礼品还有具有“高调出手”的特点。因为会议礼品馈赠采取的是公共场合中点对面的方式, 礼品太“含蓄”,不免小家子气,而且会由受赠者的挑剔扩散为普遍的不满,非但不能达成赠送目的,还会影响馈赠者的声誉。
综合分析以上因素后,就可以给会议礼品一个确切的定位了。再来回顾一下H公司年度会议的采购案例,究竟为什么最终定位为养身杯呢?
一、从经济环境来看,H公司年度会议在经济上升时期。
二、从会议性质上看,属年度庆典。
三、会议主题是总结既往辉煌成绩,并展望企业未来,呈现了积极上向的精神风貌。四、受赠人群多为各级领导与行业领袖。综合以上因素,精致化、健康类、高端礼品才是此次会议礼品的首要选择。
馈赠方如能在采购之初,细节化的考量各类礼品是否符合此次采购礼品的定位,避免在礼品选择上陷入误区,同时,能够提高效率,在较短时间内找到真正适合会议所需的礼品。与其如此,何乐不为呢?
以馈赠方的角度来看,也许采购的礼品经过了精挑细选,涵盖了诸如精美、贴心、实用等各种优势,但只要受赠者不以为然,就可以直接判定礼品选择为失败。
 

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